Die Anleitung für die Version 3.3.2

 

Inhalt

1. Leistungsumfang

2. Installation

3. Wichtige Einstellungen

3.1 Erneuern der Datenbanken

3.2 Festlegen der Unterrichtszeiten

3.3 Festlegen der Klassen

3.4 Importieren der Schülerdaten

Erstellen einer Schülertabelle

Importieren der Schülertabelle mit phpMyAdmin

Importieren der Schülertabelle ab Joomla 3

3.5 Rechteverwaltung

4. Gemeinsames Konto für Schüler und Eltern

4.1 Erstellen des Kontos

4.2 Passwort versenden

4.3 Einbinden schützenswerter Daten im Frontend

4.4 gemeinsames Konto schützen

5. Automatische Registrierung

5.1 Ansicht Schule im Backend

5.2 Ansicht Schüler im Backend

5.3 Bearbeiten der Schülerdaten

5.4 Erstmaliges Registrieren von Schülern und Eltern

5.5 Erneutes Registrieren von Schülern und Eltern

5.6 Kontoeinstellungen im Frontend

6. E-Mail-Versand

6.1 Erstellen eines Menüpunkts

6.2 Rechteverwaltung

6.3 Ansicht E-Mail-Versand bzw. versenden von E-Mails

6.4 Erstellen von Lehrergruppen

6.5 Fehler beim Emailversand

7. Elternsprechtag-Anmeldung

7.1 Erstellen eines Elternsprechtages

Erstellen der Termintabelle

neuen Elternsprechtag anlegen

Importieren der Termintabelle ab Joomla 3

Importieren der Termintabelle mit phpMyAdmin

7.2 Einbinden des Anmeldeformulars im Frontend

Menüpunkt erzeugen

Aufruf über einen Artikel

7.3 Optionen - Zusätzliche Einstellungen

7.4 Termineingabe im Frontend

7.5 Einbinden der Druck-Ansicht im Frontend

7.6 Ausdrucken der Lehrerlisten

7.7 Kontrollmenü im Backend

Aufruf

Löschen und Wiederherstellen von Terminen

Bearbeiten der Termine eines Lehrers

8. Schulaufgabenplan

8.1 Einstellungen im Backend

8.2 Menüpunkt Schulaufgabenplan

8.3 Termineingabe

8.4 Schulaufgabenplan im Frontend

8.5 eingetragene Termine im Backend

8.6 Termin-Eingabe im Backend

9. Stundenpläne

9.1 Einstellungen im Backend

9.2 Anlegen einer Kategorie

9.3 Anlegen eines Stundenplans

9.4 Vorbelegungen im Backend erstellen

9.5 Aufruf eines Stundenplans im Frontend

9.6 Termineingabe im Frontend

9.7 eingetragene Termine im Backend

10. Untis-Vertretungsplan

11. Fehlermeldung und Update

12. Deinstallation

 

1. Leistungsumfang

Gemeinsames Konto für Schüler und Eltern (ab Joomla 2.5.4)

• Durch ein solches Konto können Sie Daten, die nur für die Schulgemeinschaft bestimmt sind, schützen (Vertretungsplan, Sprechstunden, Elternbriefe usw.).
• Wenn Sie die Schüler- bzw. die Eltern-Emailadressen integriert haben, können Sie die Zugangsdaten für dieses Konto an Schüler und Eltern automatisch versenden.
• Zwei integrierte Ansichten leiten Schüler und Eltern auf schützenswerten Inhalte weiter. Dabei wird überprüft, ob die betreffende Person angemeldet ist. Ist dies nicht der Fall, erscheint eine Eingabemaske, durch die sich die Eltern bzw. Schüler die Zugangsdaten an ihre angegebene Emailadresse schicken lassen können.
• Ein spezielles Plugin sorgt dafür, dass Schüler und Eltern die Zugangsdaten des gemeinsamen Kontos nicht verändern können.

Automatische Registrierung (noch nicht Joomla 3)

• Schüler und Eltern können automatisch aus einer CSV-Tabelle (z.B. Excel) als Benutzer der Internetseite registriert werden.
• Über die Registrierung steht diesen ein größeres Angebot offen, das jedoch noch ausgebaut werden muss (z.B. Elternsprechtag-Anmeldung, Sprechstunden-Anmeldung, Bestellung von Schulkleidung, Bestellung von Mittagessen, versenden von E-Mails ...).
• Im neuen Schuljahr werden automatisch die Benutzerprofile abgegangener Schüler und deren Eltern gelöscht.
• Die Eltern und Schüler können ihre Kontoeinstellungen anhand eines geeigneten Formulars selbst bearbeiten.
• Bei Veränderung der E-Mail-Adresse kann diese Information an das Sekretariat automatisch weitergeleitet werden.
• Die Registrierung kann nur für Schüler, nur für Eltern oder für einzelne Personen durchgeführt werden.

E-Mail-Versand

• Die Benutzer können sich gegenseitig E-Mails schicken.
• Es handelt sich um kein eigenständiges E-Mail-Konto, d.h. es können nur E-Mails versandt, jedoch keine empfangen werden.
• Es wird zwischen den Benutzergruppen Lehrer, Schüler und Eltern unterschieden und über die Rechteverwaltung von Joomla lässt sich einstellen, wer an wen E-Mails versenden darf.
• Für den Versand von E-Mails an Schüler und Eltern müssen diese nicht registriert sein, es reicht eine hinterlegte E-Mail-Adresse aus.
• Es können Anhänge (z.B. Elternbrief) versandt werden, wobei diese Funktion auf Benutzergruppen beschränkbar ist und eine max. Größe angegeben werden kann.
• Die Auswahl des Empfängers erfolgt über dessen Namen, so dass dessen E-Mail-Adresse nicht veröffentlicht wird.
• Es können E-Mails an alle Eltern bzw. Schüler einer Klasse oder an Fachschaften versandt werden. Dabei erhält jeder Empfänger eine eigene E-Mail, so dass die E-Mail-Adressen der anderen Empfänger nicht veröffentlicht werden.
• Der Absender kann seine E-Mail-Adresse durch eine Schuladresse ersetzen, wobei dann der Absender in der E-Mail namentlich genannt wird. Diese Option kann durch die Rechteverwaltung eingeschränkt werden.

Elternsprechtag-Anmeldung

• Eltern können sich im Internet für Termine beim nächsten Elternsprechtag anmelden.
• Die Anmeldung erfolgt wahlweise mit der Email-Adresse oder mit Benutzername und Passwort der Eltern.
• Die Eltern erhalten Bestätigungs-Emails für jeden gebuchten Termin.
• Die Schülernamen bleiben in den Internet-Terminlisten verborgen.
• Die Eltern können ihre Termine ausdrucken.
• Für jedes Elternpaar ist eine Maximalzahl an buchbaren Terminen einstellbar. -> Schutz vor Missbrauch
• Der Administrator erhält eine Email, falls versucht wird mehr Termine zu buchen.
• Es können mehrere Elternsprechtage parallel durchgeführt werden.
• Für alle Elternsprechtage gibt es nur eine Schülerdatei.
• Die Elternsprechtage können auf verschiedene Jahrgangsstufen beschränkt werden.
• In einem Kontrollmenu im Backend können Termine gelöscht werden. Die Eltern werden dann durch Emails benachrichtigt.
• Bei laufender Anmeldung können kranke Lehrer blockiert werden. Die betroffenen Eltern werden dann durch Emails benachrichtigt.
• Die Terminlisten können für jeden Lehrer ausgedruckt werden.
• Es lassen sich Termine für die handschriftliche Ausfüllung blockieren.

Schulaufgabenplan

• Eltern können Termine einsehen.
• Lehrer können Termine selbst von zu Hause eintragen. -> keine doppelte Buchführung;
• einfache Bedienung für Lehrer;
• Termine sind mit dem Ersteller verknüpft. Nur dieser kann sie verändern.
• Es kann pro Tag und Klasse wahlweise ein Termin oder unbegrenzt viele eingestellt werden.
• Es können Termine, die nur bei Anmeldung sichtbar sind, eingetragen werden.
• Klassenübersicht und Gesamtübersicht;
• Kontrollmenü im Backend zur Wartung bei Sicherheitsproblemen;
• Die Klassenbezeichnungen 5a, 5b,... 5j, 6a,... bis 10j sind voreingestellt.
• Die Klassenbezeichnungen können an die jeweilige Schulart angepasst werden.
  
• Die Klassen lassen sich Gruppen zuordnen, so dass mehrere Schulaufgabenpläne parallel möglich sind.
• einfache Erstellung des Plans, durch Eingabe von Zeitfenstern;
• Schaltjahre werden berücksichtigt.
• Ausgewählte Personen können im Frontend alle Termine verändern und löschen (lässt sich über Rechteverwaltung einstellen)

Stundenplan

• Es können Stundenplankategorien wie "Räume und Gegenstände", "Lehrer", "Klassen" oder "Terminpläne" erstellt werden.
• Für die Stundenpläne und die Kategorien lassen sich getrennt Rechte vergeben, z.B. "wer darf den Plan einsehen", "wer darf Termine eintragen" oder "wer darf Termine über mehrere Wochen eingeben" (neu).
• Über die Eigenschaften des Stundenplans lässt sich festlegen, ob ein Termin pro Stunde gebucht werden kann (Räume oder Gegenstände buchen) oder eine unbegrenzte Anzahl (Terminplan, der sich am Stundenplan orientiert).
• Im zweiten Fall lassen sich Termine farblich markieren.
• Das Stundenraster kann an die jeweilige Schule angepasst werden (Anzahl der Stunden, Anfangs- und Endzeiten).
• Die Unterrichtszeiten, die für den Schulaufgabenplan eingegeben werden müssen, gelten auch hier, d.h. Ferien und freie Tage werden automatisch ausgeschlossen.
• Die Anzahl der Wochen, in denen Termine im Voraus gebucht werden können, lassen sich für jeden Stundenplan einstellen.
• Die Stundenpläne lassen sich individuell farblich gestalten.
• Man kann zwischen einer im Template integrierten Stundenplanansicht oder einer Ganzseitenansicht wählen.
• Druck-Button wurde in der Stundenplanansicht integriert.
• Im Backend lassen sich Vorbelegungen der Stundenpläne eingeben, die über mehrere Wochen in den Stundenplänen erscheinen.
• Die Backendbetreuung wird über Rechte gesteuert: Administrator- und Manager-Rechten werden unterschieden, so dass Aufgaben wie die Eingabe von Vorbelegungen delegiert werden können.

Untis-Vertretungsplan

• Betrifft Vertretungspläne, die mit dem Infostundenplan-Modul von Untis erstellt wurden (stat. HTML).
• Solche Stundenpläne lassen sich auf den Webspace der Joomla-Installation hochladen und durch eine .htaccess-Datei schützen.
• Die Komponente ließt die Pläne über ein PHP-Script aus (=> keine Passworteingabe erforderlich).
• Der Zugriff wird über Joomla geregelt.

 

2. Installation

Laden Sie das Zip-Archiv com_schule_2.5.x.zip für Joomla 2.5 bzw. com_schule_3.x.x für Joomla 3.x herunter und installieren Sie die Komponente über den Joomla-Installationsassistenten. Im Komponentenmenue erscheint jetzt der Menüpunkt Schule.

Sie müssen keine Datenbanken installieren. Dies geschieht bei der Installation automatisch. Bei der Deinstallation werden diese allerdings wieder gelöscht.

 

3. Wichtige Einstellungen

3.1 Erneuern der Datenbanken

Diese Einstellung wird für die Funktionen Schulaufgabenplan und Stundenplan benötigt.

Wenn Sie die Komponente installieren, ist standardmäßig kein Schaltjahr eingestellt. Die aktuelle Einstellung erfahren Sie im Backend unter Komponenten->Schule->Schule.

Sie müssen sie anpassen, bevor Schulaufgabentermine oder Eintragungen in Stundenpläne vorgenommen werden, da dadurch einige Datenbanken neu erstellt werden und alle Schulaufgabentermine und Eintragungen in Stundenpläne gelöscht werden. Dies ist besonders zu Beginn eines jeden Schuljahres sinnvoll.

Die Schuljahre 2011/12, 2015/16, 2019/20, usw. sind Schaltjahre. Wenn Sie außerdem noch die Box "Sind Sie sich sicher" anzukreuzen, werden die Datenbanken neu erstellt. Sie erhalten eine Erfolgsmeldung mit einem Hinweis, ob Ihre Angabe zum Schaltjahr für das aktuelle Schuljahr korrekt ist.

 

3.2 Festlegen der Unterrichtszeiten

Diese Einstellungen benötigen Sie für die Funktionen Schulaufgabenplan und Stundenplan.

Zum folgenden Fenster gelangen Sie über Komponenten->Schule->Unterrichtszeiten.

Sie sehen hier die Einstellungen für das erste Halbjahr 2014/15 am Jack-Steinberger-Gymnasium.

Als erstes sollten Sie die Zeitfenster festlegen, in denen der Unterricht stattfindet, d.h. in denen z.B. Schulaufgabentermine eingetragen werden dürfen. Die Randbedingungen für das 1. Halbjahr des Schuljahres 2014/15 in Bayern sind:

• Beginn am Dienstag den 16.09.
• Tag der Deutschen Einheit am Freitag den 03.10.
• Herbstferien vom 27.10. (Montag) bis zum 31.10. (Freitag)
• Buß- und Bettag am Mittwoch den 19.11.
• Weihnachtsferien vom 24.12. (Mittwoch) bis zum 06.01. (Dienstag)
• Zwischenzeugnis Mitte Februar

Der Schulaufgabenplan soll möglichst kompakt dargestellt werden, d.h. Ferien sollen herausgenommen werden. Da in einer Zeile aber immer ganze Wochen erscheinen, können auch nur ganze Wochen herausgenommen werden, also Herbst- und Weihnachtsferien. Ähnliches gilt für die Darstellung von Stundenplänen.

Der Montag der ersten Schulwoche nach den Sommerferien war der 15.09. und der letzte Freitag vor den Herbstferien der 24.10. Geben Sie diesen ersten Zeitraum in der ersten Zeile der Unterrichtszeiträume ein. Die Samstage und Sonntage dazwischen werden vom Programm durch einfaches Abzählen aussortiert. Der zweite Zeitraum ist der 03.11. (Montag) bis zum 26.12. (Freitag). Fällt der 24. nicht auf ein Wochenende, so muss die ganze Woche (bis Freitag) mit in den Plan genommen werden, da ja nur ganze Wochen aufgenommen werden können. Der dritte Zeitraum nach den Weihnachtsferien kann etwas in das zweite Schulhalbjahr hineinreichen, so dass auch in der Übergangsphase Termine erstellt werden können. Wenn Sie die Zeitfenster an das zweite Halbjahr anpassen, bleiben diese Termine erhalten. Zusammenfassend gilt:

• Ein Zeitraum beginnt immer mit einem Montag und endet immer mit einem Freitag.
• Samstage und Sonntage werden in einem Zeitraum automatisch aussortiert.
• Ein neuer Zeitraum wird notwendig, wenn man eine oder zwei Wochen auslassen möchte (Ferien).
• Nach der Eingabe Speichern drücken.
• Bei fehlerhafter Eingabe einfach nochmal eingeben. Es werden dadurch keine Termine gelöscht.

Jetzt können sie in der Spalte Unterrichtsfreie Tage die Tage eingeben, an denen während der oben eingegebenen Unterrichtszeiträume trotzdem kein Unterricht stattfindet, wie z.B. der Tag der Deutschen Einheit und der Buß- und Bettag. Aber auch bei halben Wochen wie oft vor den Weihnachtsferien müssen die freien Tage hier eingegeben werden.

Als letztes können Sie das Stundenraster an Ihre Schule anpassen. Sie geben unter Stunden-Definition die Stunden an, für die in den Stundenplänen Termine eingetragen werden können.

 

3.3 Festlegen der Klassen

Diese Einstellung wird für den Schulaufgabenplan benötigt.

Sie gelangen zu folgendem Fenster im Backend über Komponenten->Schule->Klassen.

In der Darstellung wurden die nicht benötigten Klassen eben ausgeblendet. Sie sehen, dass Sie die Klassen auch hätten löschen können. Außerdem können Sie auch neue Klassen hinzufügen oder die Bezeichnungen ändern. Dazu einige Erklärungen:

Sollten Ihre Klassen mit den vorgegebenen Bezeichnungen übereinstimmen, haben Sie den geringsten Aufwand, wenn Sie einfach die nicht benötigten Klassen ausblenden.

Sollten Sie jedoch die Klassenbezeichnungen ändern oder z.B. deren Anzahl reduzieren wollen, hat dies einen Einfluss auf die Darstellung der Schulaufgabenübersicht über alle Klassen im Frontend.

Wie Sie sehen, sind die Jahrgangsstufen durch Datum-Spalten getrennt. Wenn also die Anzahl der Klassen pro Jahrgangsstufe (angezeigte und ausgeblendete zusammen) nicht übereinstimmt, können die Datum-Spalten nicht korrekt eingefügt werden. Die Anzahl der Klassen pro Jahrgangsstufe kann allerdings in den Optionen der Komponente verändert werden. Der Standardwert beträgt 10.

Außerdem sehen Sie in der Backend-Ansicht Komponenten->Schule->Klassen, dass den Klassen eine Gruppe zugeordnet werden kann. Die vorgegebenen Klassen haben den Gruppennamen "standard". Sie können Klassenbezeichnungen mit neuem Gruppennamen eingeben (z.B. "5a" mit Gruppe "Realschule"). Achten Sie auch hier auf die korrekte Anzahl von Klassen pro Jahrgangsstufe und Gruppe. Auf diese Weise lassen sich z.B. zwei getrennte Schulaufgabenpläne für Realschule und Gymnasium verwirklichen.

Ihre Veränderungen bleiben erhalten, wenn Sie im nächsten Schuljahr die Datenbanken neu erstellen oder wenn Sie ein Update einspielen.

 

3.4 Importieren der Schülerdaten

Die Schülerdaten werden für die Funktionen Automatisches Registrieren, E-Mail-Versand und Elternsprechtag benötigt.

 

Erstellen einer Schülertabelle

Die Schülerdaten ihrer Schule werden im Sekretariat mit Hilfe eines speziellen Programms (z.B. "ASV") verwaltet, d.h. hier werden jedes Jahr neue Schüler, Abgänge und andere Änderungen aufgenommen. Dies ist die zentrale Datenbank, aus der die benötigten Daten für die Homepage entnommen werden müssen. Dies sollte in regelmäßigen Abständen spätestens aber zu Beginn eines jeden Schuljahres erfolgen. Das Schülerverwaltungsprogramm besitzt mit Sicherheit die Möglichkeit, die benötigten Daten in Form einer Excel-Tabelle zu exportieren. Sie benötigen von jedem Schüler Identifikationsnummer (nur wenn Sie die Schüler bzw. Eltern registrieren möchten), Klasse, Name und E-Mail-Adresse der Eltern. Unter Excel muss diese Tabelle um eine weitere Spalte, die Schüler-E-Mail-Adresse, erweitert werden.

Die Tabelle muss die oben abgebildete Form mit der gleichen Spaltenreihenfolge besitzen:

• In der ersten Spalte steht die Schüleridentifikationsnummer, kurz ID. Diese Nummer sollte dem Schülerverwaltungsprogramm entnommen werden. Über diese Nummer erfolgt die Zuordnung von Schülerdaten und Benutzerprofilen der Schüler und Eltern, so dass beispielsweise die Benutzerkonten von abgemeldeten Schülern und deren Eltern automatisch gelöscht werden können. Eine eindeutige Identifizierung über Name, Klasse und E-Mail-Adresse ist leider nicht immer möglich. Wenn Sie weder Schüler noch Eltern registrieren wollen, kann diese Spalte bis auf die erste Zeile ("id") auch leer sein.
• Die Klassenbezeichnungen in der zweiten Spalte können variieren, z.B. 05a, 5a oder a5. Wichtig ist jedoch, dass die Ziffern der Jahrgangsstufe auftreten und die Bezeichnungen bei Schülern der gleichen Klasse übereinstimmen.
• Bei den Namen können auch Vorname und Nachname vertauscht werden. Sinnvollerweise sollte die Reihenfolge jedoch einheitlich sein.
• Sollten Sie keine Schüler-E-Mail-Adresse erfasst haben, lassen sie die nächste Spalte bis auf die erste Zeile einfach frei. Die ganze Spalte darf jedoch nicht weggelassen werden.
• Die Eltern-E-Mail-Adressen sollten jedoch möglichst vollständig vorhanden sein. Über diese erfolgt die Anmeldung zum Elternsprechtag oder auch der E-Mail-Versand. Außerdem lässt sich ein Benutzerkonto nur bei vorhandener E-Mail-Adresse anlegen. Schüler mit gleicher Eltern-E-Mail-Adresse werden als Geschwister erkannt. Melden sich umgekehrt Eltern mit dieser E-Mail-Adresse an (z.B. Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!), so können sie z.B. Termine für alle ihre Kinder vereinbaren. In der abgebildeten Tabelle sehen Sie, dass die drei Kinder mit Nachnamen Huber wegen der nicht identischen E-Mail-Adressen auch nicht als Geschwister erkannt werden. Fehlen die Email-Adressen von einigen Schülern, so müssen Sie diese Schüler nicht aussortieren.

Die Tabelle darf keine weiteren Einträge außerhalb dieser fünf Spalten besitzen, sonst lässt sie sich nicht in Joomla importieren.

Wenn Ihre Tabelle die genannte Form besitzt, speichern Sie diese bitte im CSV-Format ab.

 

Importieren der Schülertabelle mit phpMyAdmin

Sie haben jetzt die Schülerdaten soweit aufbereitet und können sie importieren. Dazu müssen Sie jedoch die Datenbank Ihrer Internetseite aufrufen. Dorthin gelangen Sie über das Kundenmenü Ihres Webhosters. Den Namen der Datenbank und die Internetadresse Ihres Webhosts finden Sie im Joomla-Backend unter Site->Konfiguration->Server. Für beides, das Kundenmenü und die Datenbank benötigen Sie eine Zugangsberechtigung.

Haben Sie die Datenbank ihrer Schulseite geöffnet, erscheint in etwa folgende Seite. Klicken Sie die Tabelle jos_schule_schueler an, die Sie bei der Installation erstellt haben. Verändern Sie jedoch keine andere Tabelle, wenn Sie nicht wissen, wozu diese gut sein könnte.

Beim ersten Aufruf hat diese Tabelle noch keine Inhalte. Da Sie die aktuellen Schülerdaten aufspielen wollen, müssen Sie eventuell vorhandene Daten löschen (Operationen->Daten oder Tabelle löschen->Tabelle leeren (TRUNCATE)). Klicken Sie anschließend auf Importieren.

Hier können Sie Ihre CSV-Datei festlegen, die Sie vorher bearbeitet haben. Außerdem müssen Sie unbedingt die Zeichencodierung verändern. Hier sollten Sie "windows-1252" oder "latin2" auswählen. Es sind leider nicht immer alle Codierungen vorhanden, was von der Version des Datenbankverwaltungsprogramm phpMyAdmin abhängig ist. Wenn Sie aber "utf8" als Codierung beibehalten, werden Tabelleneinträge mit Umlauten nicht korrekt übernommen. Bestätigen Sie Ihre Eingabe durch Drücken des Ok-Buttons rechts unten. Abschließend sollten Sie überprüfen, ob die Schülerdaten korrekt übernommen wurden, indem sie Anzeigen anklicken.

Sollten bei Ihnen die Daten insbesondere bei Umlauten nicht korrekt übernommen worden sein, können Sie diesen Vorgang beliebig oft wiederholen, bis es funktioniert. Leeren Sie in diesem Fall die Tabelle und importieren Sie erneut, wobei Sie z.B. eine andere Zeichenkodierung auswählen.

 

Importieren der Schülertabelle ab Joomla 3

Ab Joomla 3 haben sie die Möglichkeit die Schülerdaten direkt im Backend zu importieren (Komponenten->Schule->Schule).

Voraussetzung ist jedoch, dass Sie die Schülertabelle wie in Erstellen einer Schülertabelle beschrieben erstellt haben. In diesem Fall werden die alten Schülerdaten durch die neuen ersetzt. Überprüfen Sie bitte anschließend unter Komponenten->Schule->Schüler, ob die Daten korrekt übernommen wurden.

Sollten hier Fehler auftreten oder der Importvorgang durch eine Fehlermeldung unterbrochen werden, sollten Sie phpMyAdmin zum Importieren der Schülerdaten verwenden, wie im vorherigen Kapitel beschrieben. Hier stehen Ihnen mehr Möglichkeiten zur Anpassung zur Verfügung. Außerdem sind die Fehlermeldungen hier hilfreicher.

 

3.5 Rechteverwaltung

Sie können spezielle Rechte für die Funktionen E-Mail-Versand, Schulaufgabenplan und Stundenplan vergeben.

Die Rechteverwaltung finden Sie im Backend über Komponenten->Schule reichts oben mit dem Optionen-Icon.

Im Bild sehen Sie, welche Rechte vergeben werden können. Sie können diese Rechte für jede Benutzergruppe getrennt festlegen. Im Folgenden sehen Sie welche Rechte am Jack-Steinberger-Gymnasium vergeben wurden.

Am JSG betreffen alle vergebenen Rechte die Benutzergruppe der Lehrer. So ist nur ihnen das Versenden von E-Mails erlaubt. Sie dürfen E-Mails an Lehrer und Eltern versenden. Das zweite ist möglich durch den Import der Schülerdaten. Die Eltern müssen dazu nicht als Benutzer registriert werden. Wollen die Lehrer ihre E-Mail-Adresse z.B. gegenüber von Eltern nicht preisgeben, so können Sie ihre E-Mail-Adresse durch eine Info-E-Mail-Adresse ersetzen lassen. Diese lässt sich in den Optionen unter Versenden von Email eingeben. Es ist ihnen auch das Anhängen einer Datei erlaubt, deren Größe lässt sich aber in den Optionen unter Versenden von Email begrenzen. Beachten Sie dabei, dass bei einer Mail an alle Eltern einer Klasse schnell größere Datenmengen zusammenkommen, da die Mail an jeden Empfänger einzeln versandt wird. So werden die E-Mail-Adressen der anderen Empfänger nicht übermittelt.

In der Rechteverwaltung legen sie auch fest, wer Termine in den Schulaufgabenplan eintragen darf. Für die Stundenpläne können Sie darüber hinaus den Zugriff regeln. Dabei ist zu beachten, dass die Rechte für alle Stundenpläne gelten, d.h. wenn Sie hier den Zugriff für alle (Public) erlauben, können sie das für die einzelnen Stundenplände nicht wieder einschränken. Umgekehrt können Sie aber den Zugriff für jeden Stundenplan bzw. jede Kategorie von Stundenplänen erweitern. Aus diesem Grund wurden hier die Rechte noch nicht festgelegt. Die Rechte Stundenplan bearbeiten (admin) und Schulaufgaben bearbeiten (admin) ermöglichen es den Benutzern der entsprechenden Gruppe alle Einträge in Stundenpläne bzw. Schulaufgabenpläne zu bearbeiten und zu löschen.

Über das Recht Konfigurieren wird der volle Zugriff auf das Backend der Komponente erlaubt, d.h. hier können z.B. die Datenbanken neu erstellt werden. Dieses Recht sollte nur an fachkundige Personen vergeben werden. Der Administrationszugriff ermöglicht ebenfalls den Zugriff auf das Backend der Komponente, jedoch sind die sensibelsten Bereiche ausgespart. Sollten Sie z.B. an eine Sekräterin die Aufgabe delegieren wollen, Vorbelegungen für Stundenpläne einzugeben, können Sie diese als Managerin anmelden und Managern den Administrationszugriff erlauben.

 

4. Gemeinsames Konto für Schüler und Eltern

Aus datenschutzrechtlichen Gründen dürfen gewisse Daten nur in einem passwortgeschützten Bereich auf der Schulhomepage stehen. Welche Daten das sind, wird z.B. in Bayern durch die Verfahrensbeschreibung "passwortgeschützter Bereich" geregelt. Genauere Erläuterungen erhalten Sie sicher durch den Datenschutzbeauftragten Ihrer Schule.

Die einfachste Möglichkeit einen solchen Bereich einzurichten besteht darin, ein gemeinsames Konto für Schüler und Eltern anzulegen. Alle Schüler und Eltern melden sich also mit den gleichen Zugangsdaten an der Schulhomepage an. Wenn Sie jährlich das Passwort verändern, stellen Sie außerdem sicher, dass keine unberechtigten Personen in den geschützen Bereich gelangen. Dies ist deshalb am einfachsten, da Sie nicht die Zugangsdaten von tausend und mehr Personen verwalten müssen, was mit entsprechend vielen Anfragen verbunden wäre.

Ein gemeinsames Konto bringt allerdings auch Probleme mit sich. Wie teilt man den beteiligten Personen die Zugangsdaten mit? Wie verhindert man Anfragen, wenn die Zugangsdaten vergessen wurden? Wie verhindert man, dass diese Personen die Zugangsdaten verändern, indem sie z.B. das Passwort zurücksetzen? Diese Probleme werden mit dieser Komponente gelöst.

Um den Funktionsumfang nutzen zu können, müssen sie allerdings zuerst die Schülerdaten importieren.

4.1 Erstellen des Kontos

Wechseln Sie in die Ansicht Komponenten->Schule->Schüler und klicken Sie hier auf das Icon Gemeinsames Konto erstellen.

Obwohl noch kein gemeinsames Konto besteht, sind die Felder Name und Benutzername vorbelegt. Sie können diese Einträge jedoch abändern. Vergessen Sie nicht außer der Eingabe von Passwort und E-Mail-Adresse dem Konto Benutzergruppen zuzuweisen.

Wenn Sie die Benutzergruppen Eltern und Schüler angelegt haben, können Sie diese hier auswählen.

 

4.2 Passwort versenden

Wechseln Sie in die Ansicht Komponenten->Schule->Schüler und klicken Sie hier auf das Icon Gemeinsames Konto bearbeiten.

Wählen Sie jetzt den Reiter Passwort versenden und Sie erhalten folgende Ansicht.

Die voreingestellte E-Mail-Adresse wird von Ihnen in den Optionen der Komponente festgelegt. Ebenso sind auch die anderen Felder der Rundmail bereits voreingestellt. Absendername ist z.B. der Name der Internetseite. Sie können alle Einträge an Ihre Bedürfnisse anpassen. Wenn Sie jetzt das Icon Passwort versenden klicken, wird die Email automatisch an alle Schüler und Eltern versendet, von denen eine E-Mail-Adresse in den Schülerdaten hinterlegt wurde.

 

4.3 Einbinden schützenswerter Daten im Frontend

Es werden hier zwei Fälle unterschieden. Die schützenswerten Daten können entweder extern (Datei auf Webspace, z.B. PDF) oder intern (in der Datenbank, z.B. Beitrag) abgespeichert worden sein. Da ja ein gemeinsames Konto für Schüler und Eltern erstellt wurde, liegt es nahe, die Zugriffsebene der Menüpunkte, über welche die Daten aufgerufen werden, auf Registriert zu setzen. Dies führt jedoch zu folgendem Problem: Eltern, die Ihre Zugangsdaten vergessen haben, können die gesuchten Daten nicht finden und wenden sich an das Sekretariat der Schule oder an den Webmaster der Internetseite.

Um dies zu vermeiden, sind in deser Komponente zwei Menüeintragstypen integriert: Zugangsdaten - Url und Zugangsdaten - Alias.

Nehmen wir z.B. an, Sie wollen die Sprechstunden der Lehrer auf der Schulhomepage veröffentlichen. Sie speichern diese in der Datei sprechstunden.pdf ab und laden sie anschließen in des Unterverzeichnis "/images/Infomaterial" Ihres Joomla-Verzeichnisses hoch. Jetzt kreieren Sie den neuen Menüpunkt Sprechstunden. Wählen Sie als Menüeintragstyp unter Schule die Ansicht Zugangsdaten - Url.

Ein PDF-Dokument müssten Sie normalerweise als Externe URL einbinden. Damit übereinstimmend geben sie hier ebenfalls die Webadresse des PDF-Dokuments ein. Davon abweichend finden sie hier das Feld Benutzer-Info. Außerdem ist die Zugriffsebene Öffentlich. D.h. Eltern oder Schüler können ohne Anmeldung im Frontend den Menüpunkt Sprechstunden wählen. In diesem Fall erhalten Sie jedoch folgende Ansicht.

Wie Sie sehen, wird hier der Text wiedergegeben, den Sie vorher bei der Erstellung des Menüpunktes im Feld Benutzer-Info eingegeben haben. Hat der Benutzer die Zugangsdaten des gemeinsamen Kontos vergessen, kann er sich diese unter Angabe seiner E-Mail-Adresse an diese nochmals schicken lassen. Dies ist jedoch nur möglich, wenn die E-Mail-Adresse in den Schülerdaten hinterlegt worden ist.

Hat sich der Benutzer zuvor angemeldet, wird er direkt zur angegebenen Webadresse weitergeleitet.

Auf dem gleichen Prinzip beruht die Ansicht Zugangsdaten - Alias. Diese ersetzt den Menüeintragstypen Alias. D.h. ist der Benutzer nicht angemeldet, erscheint die gleiche Ansicht zum Versenden der Zugangsdaten. Ist der Benutzer jedoch angemeldet, wird er zu einem anderen Menüpunkt weitergeleitet, welcher die Zugriffsebene Registriert besitzt.

Anmerkung zur Sicherheit von Daten: Wenn Sie Dateien auf den Webspace hochladen und diese über die Menüstruktur von Joomla einbinden, dann lassen sich in Joomla die Zugriffsrechte auf diesen Menüpunkt regeln. Sollte Personen allerdings der Link zu den Dateien bekannt sein, können sie jederzeit diese aufrufen, indem sie den Link in den Browser eingeben (ohne Joomla). Da dieser Link für Außenstehende aber nicht ohne weiteres herauszufinden ist, reicht dieser Schutz im Allgemeinen für Sprechstunden, Elternbriefe und ähnliches aus. Anders verhält es sich mit Vertretungsplänen, die nur für Lehrer bestimmt sind. Schüler haben ein großes Interesse an solchen Plänen und ein Link zu den Vertretungsplänen lässt sich nicht dauerhaft geheim halten. Wie Sie Vertretungspläne, die mit dem Infostundenplan-Modul von Untis erstellt wurden, schützen können, erfahren sie hier.

 

4.4 gemeinsames Konto schützen

Bei normalen Benutzerkonten sollen die Benutzer ihre Einstellungen (Passwort, E-Mail-Adresse) aktualisieren können. Dies gilt aber nicht für ein gemeinsames Schüler- und Elternkonto, da sonst die anderen Schüler und Eltern auf das Konto nicht mehr zugreifen können. Zum Aktualisieren der Einstellungen wird der Menüeintragstyp Benutzer->Benutzerprofil bearbeiten verwendet. Ersetzen Sie diesen Typ durch Schule->Kontoeinstellungen. Dadurch fallen eine Reihe unnötiger Einstellungen für den Benutzer weg. Außerdem wird einem Benutzer, der sich unter dem gemeinsamen Konto angemeldet hat, der Zugriff auf den Menüpunkt verweigert. D.h. er kann seine Kontoeinstellungen nicht bearbeiten.

Darüber hinaus besteht die Möglichkeit das Schule-Plugin zu installieren (siehe Downloadbereich). Dieses verhindert generell, dass im Frontend das gemeinsame Konto verändert wird. So ist es z.B. nicht mehr möglich, dass eine Person, welche die E-Mail-Adresse des gemeinsamen Kontos kennt, das Passwort zurücksetzen kann. Damit dieses Plugin wirkt, muss es nach der Installation aktiviert werden.

 

5. Automatische Registrierung

Um Eltern und/oder Schüler automatisch registrieren zu können, müssen Sie zuerst die Schülerdaten importieren.

5.1 Ansicht Schule im Backend

In dieser Ansicht wird zunächst ein kurzer Überblick über die Komponente gegeben. Darüber hinaus können Sie die Benutzergruppen Lehrer, Schüler und Eltern anlegen, sofern diese noch nicht bestehen, was an den bereits gesetzten Haken zu sehen ist. Diese Benutzergruppen sind einerseits für die automatische Registrierung von Eltern und Schülern notwendig, andererseits wird die Benutzergruppe Lehrer mit Untergruppen für den Email-Versand benötigt.

 

5.2 Ansicht Schüler im Backend

Falls Sie die Schülerdaten aus einer CSV-Tabelle importiert haben, können Sie diese hier einsehen und bearbeiten. Durch das Importieren allein wurden jedoch noch keine Benutzerprofile für Schüler und Eltern angelegt. Sie können in dieser Ansicht automatisch Benutzerprofile anlegen lassen. Ob dann ein Benutzerprofil angelegt wurde, lässt sich ebenfalls der Tabelle entnehmen unter Eltern registriert. Es ist empfehlenswert nur dann Benutzerprofile für Schüler und Eltern anzulegen, wenn man auch Anwendungen für diese bereitstellen möchte. Die Anmeldedaten, die durch eine E-Mail versandt werden, würden sonst in Vergessenheit geraten. Die Anmeldung für den Elternsprechtag lässt sich auch ohne Benutzerprofil durchführen, ebenso können Lehrer E-Mails an die Eltern verschicken. Eltern können dann allerdings keine E-Mails versenden, was an vielen Schulen auch nicht erwünscht sein dürfte.

 

5.3 Bearbeiten der Schülerdaten

Wählen Sie einen Schüler, indem Sie seinen Namen anklicken. Daraufhin öffnet sich folgendes Fenster.

Sie können Name, Klasse, Schüler- und Eltern-E-Mail-Adresse verändern. Bedenken Sie jedoch, dass bei einem erneuten Import der Schülerdaten diese Änderungen eventuell wieder zurückgesetzt werden. Sie sollten diese Änderungen also auch dem Sekretariat der Schule mitteilen.

Wenn die Eltern bzw. der Schüler registriert sind, dann verändern sich auch die Daten des jeweiligen Benutzerprofils von Joomla, deshalb sollten sie diese Daten immer hier verändern und nicht im Benutzermenü von Joomla. Bei der Veränderung der Eltern-E-Mail-Adresse bei registrierten Eltern werden ebenfalls die Eltern-E-Mail-Adressen aller Kinder dieser Eltern angepasst.

 

5.4 Erstmaliges Registrieren von Schülern und Eltern

Da der Vorgang für beide Gruppen der gleiche ist, wird er exemplarisch nur für die Eltern erklärt. Wählen Sie über die Kontrollkästchen die Schüler aus, deren Eltern Sie registrieren wollen. Es empfiehlt sich über das oberste Kästchen alle Eltern gleichzeitig auszuwählen. Klicken sie anschließend auf Eltern registrieren.

Bei geglückter Registrierung erhalten Sie eine Erfolgsmeldung und das Nein bei Eltern registriert wird zu einem Ja. Sie sehen außerdem, dass eine Registrierung nur mit angegebener Eltern-E-Mail-Adresse möglich ist.

Im Benutzermenü von Joomla sind jetzt die neuen Benutzerprofile zu sehen. Name, Benutzername und E-Mail-Adresse sind gleich der Eltern-E-Mail-Adresse des Schülers. Es wurden zwei neue Benutzer angelegt. Nach der Anzahl der verschiedenen Eltern-E-Mail-Adressen hätten es drei sein müssen. Da aber bereits ein Benutzer mit der E-Mail-Adresse Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! existierte, musste dieser nicht neu angelegt werden. Bei der Erstellung eines Benutzerkontos werden E-Mails mit dem Benutzernamen (der ja der E-Mail-Adresse entspricht) und einem automatisch generierten Passwort versandt. Die Eltern können sich also mit E-Mail-Adresse und Passwort an der Homepage anmelden. Mehr Daten sind nicht notwendig. Es steht den Eltern jedoch offen, den Namen in den Kontoeinstellungen zu verändern.

 

5.5 Erneutes Registrieren von Schülern und Eltern

Auch hier möchte ich den Vorgang exemplarisch für die Eltern erklären. Sie können die Schülerdaten erneut aus einer CSV-Tabelle importieren. Sie sollten dies spätesten zu Beginn eines jeden Schuljahres durchführen. Wählen Sie nach dem Import alle Schüler aus und klicken Sie auf Eltern registrieren, so wird für alle ausgewählten Schüler überprüft, ob die Eltern bereits registriert wurden und evtl. ein neues Benutzerprofil angelegt.

Außerdem wird überprüft, ob die Eltern-E-Mail-Adresse aktuell ist. Es gibt drei Möglichkeiten, wie diese E-Mail-Adresse eventuell verändert wurde: Die Eltern haben sie in den Kontoeinstellungen verändert, der Betreuer der Homepage hat sie im Backend verändert oder die Schülerdaten wurden im Sekretariat verändert. Beim erneuten Importieren kann es also vorkommen, dass die E-Mail-Adressen von Benutzerkonto und Schülerdaten nicht mehr übereinstimmen. Wurden die E-Mail-Adresse auf der Homepage verändert (die beiden ersten Fälle), so wird das vermerkt und diese wird als die aktuelle angenommen, wenn nicht, wird die E-Mail-Adresse aus den Schülerdaten als die aktuelle angenommen. Wenn Eltern aber mehrfach auf beiden Wegen die Eltern-E-Mail-Adresse verändern, kann es zu Fehlern beim Übertrag kommen, da der Algorithmus nicht entscheiden kann, welche Adresse die aktuelle ist.

Zum Schluss werden alle Benutzerprofile von Eltern gelöscht, denen kein Schüler mehr zuzuordnen ist.

 

5.6 Kontoeinstellungen im Frontend

Wenn Sie einen Menüpunkt erstellen, müssen Sie die Art bzw. den Typ des Menüpunktes festlegen. Standardmäßig ist der Typ Benutzer Profil bearbeiten zu wählen, damit ein Benutzer seine Daten verändern kann. Mit der Schule-Komponente kann der überarbeitete Typ Kontoeinstellungen ausgewählt werden.

Wenn sich Eltern auf der Schulhomepage anmelden und den Menüpunkt des Typs Benutzer Profil bearbeiten aufrufen, so erhalten sie folgende Ansicht:

Wenn die Eltern jedoch den Menüpunkt des Typs Kontoeinstellungen aufrufen, erhalten sie:

Der erste Unterschied ist, dass sich in der angepassten Version, der Benutzername nicht verändern lässt. Das ist nur für angemeldete Eltern und Schüler der Fall. Dadurch dass der Benutzername gleich der E-Mail-Adresse ist, vereinfacht sich die Verwaltung der Benutzerdaten.

Außerdem fehlen die Basiseinstellungen, die auf einer Schulhomepage keine Auswirkungen haben dürften. Diese wurden durch Kinder an dieser Schule ersetzt, wodurch die Eltern einen Überblick über ihre derzeit angemeldeten Kinder bekommen. Sollte wie im Fall Huber das dritte Kind mit einer anderen Eltern-E-Mail-Adresse angemeldet worden sein, so kann durch Eingabe der entsprechenden Anmeldungsdaten dieses Benutzerprofil eingegliedert werden.

Der wesentlichste Unterschied ist allerdings, dass durch das untere Formular nicht nur die Benutzerdaten von Joomla, sondern auch die Schülerdaten der importierten Tabelle verändert werden und dass bei Änderung der E-Mail-Adresse automatisch an das Sekretariat der Schule eine oder mehrere E-Mails mit den Änderungen der Schülerdaten versandt werden. Voraussetzung ist allerdings, dass im Backend in den Optionen dieser Komponente die E-Mail-Adresse des Sekretariats angegeben worden ist.

 

6. E-Mail-Versand

6.1 Erstellen eines Menüpunkts

Erstellen sie einen Menüpunkt des Typs Schule->E-Mail-Versand. Der beste Ort für diesen Menüpunkt ist ein Benutzermenü, das nur erscheint, wenn man sich als Benutzer anmeldet.

Sollte der Menüpunkt frei zugänglich sein und ein Besucher diesen ohne Anmeldung auswählen, so erhält er die Nachricht: "Sie haben keine Berechtigung zum Versenden von E-Mails." Die gleiche Nachricht erhält vorerst auch jeder angemeldete Benutzer, falls Sie es nicht einzelnen Benutzergruppen in der Rechteverwaltung gestatten. Wenn Sie Sich jedoch als Superadministrator anmelden, erhalten Sie folgende Ansicht:

Ein Superadministrator ist zu "Allem" berechtigt, weshalb ihm alle Möglichkeiten des E-Mail-Versands offen stehen.

 

6.2 Rechteverwaltung

Die Rechteverwaltung wird im Kapitel wichtige Einstellungen beschrieben.
 

6.3 Ansicht E-Mail-Versand bzw. versenden von E-Mails

Wie im letzten Kapitel beschrieben, dürfen Lehrer am JSG E-Mails versenden, aber eben nicht an Schüler, da von diesen bisher keine E-Mail-Adressen gesammelt wurden. Wenn diese den Menüpunkt E-Mail-Versand aufrufen, erhalten sie folgende Ansicht:

Wenn Sie diese mit der Administrator-Ansicht vergleichen, der ja "Alles" darf, sehen Sie, dass der Lehrer keine Schüler als Empfänger auswählen kann. Wenn also einem Benutzer z.B. das Recht verweigert wird, seine E-Mail-Adresse zu verbergen, dann verschwindet diese Zeile ebenso aus seiner Ansicht, so dass er diese Option gar nicht erst auswählen kann.

Sagen wir, der Lehrer möchte eine Rundmail an alle Schüler der Klasse 7a versenden, so wählt er unter Eltern die Klasse 07a aus.

Es erscheinen alle Schülernamen der Klasse 7a. Wenn bei einem Schüler keine Checkbox steht, dann ist für diesen keine Eltern-E-Mail-Adresse hinterlegt und an dessen Eltern kann also auch keine E-Mail versandt werden. Um alle Schüler gleichzeitig auszuwählen, muss der Lehrer nur die erste Checkbox mit dem Text an alle auswählen.

Um eine Mail zu versenden, muss er jetzt nur noch einen Betreff und eine Nachricht eingeben und auf Senden drücken. Ist eines dieser beiden Felder nicht ausgefüllt, erhält der Lehrer eine entsprechende Fehlermeldung.

Weitere Optionen:

• Man kann aber auch E-Mails an Lehrer oder Gruppen von Lehrern versenden. Wie Sie die unter Lehrer->Gruppe wählen erscheinenden Einträge erstellen, wird im nächsten Kapitel erklärt. Auch die in den Gruppen zusammengefassten Lehrer werden nur namentlich genannt. Ihre E-Mail-Adressen sind nirgends zu sehen.

• Wenn Sie auf Durchsuchen bzw. das Textfeld davor klicken, öffnet sich ein Auswahlfenster, mit dem Sie eine Datei aus Ihrem Computer an die Mail anhängen können. Die Dateigröße wird in der Rechteverwaltung begrenzt. Wenn also die angehängte Datei zu groß ist, erscheint eine Fehlermeldung.
• Im vorherigen Kapitel wird ebenfalls erklärt, was passiert, wenn ein Absender seine E-Mail-Adresse verbirgt.
• So bleibt nur noch die Checkbox bei HTML-Mail zu erklären. Wenn Sie diese klicken, verwandelt sich das Textfeld in ein Editor-Fenster, welches eingeschränkte Formatierungsmöglichkeiten wie fett, kursiv, Aufzählung, usw. bietet. Um diese zusätzliche Information zu übertragen, muss der Text als HTML-Code übertragen werden. Leider landen bei manchen Providern wie z.B. GMX HTML-Mails automatisch im SPAM-Ordner, weshalb diese Option für "Massen"-Mails nicht geeignet ist.

 

6.4 Erstellen von Lehrergruppen

Sie haben eventuell schon im Backend unter Komponenten->Schule->Schule die Benutzergruppen Lehrer, Schüler und Eltern erstellt. Wie im entsprechenden Kapitel beschrieben lassen sich diese Gruppen dort automatisch erstellen. Die Benutzergruppen Schüler und Eltern sind für die automatische Registrierung dieser beiden Gruppen notwendig. Die Benutzergruppe Lehrer wird z.B. für den E-Mail-Versand benötigt. Wenn Sie diese Benutzergruppe selbst erstellen oder erstellt haben, sollte die Bezeichnung exakt mit der hier angegebenen übereinstimmen, also nicht "Lehrer/innen" oder "Lehrer und Personal".

Wie Sie hier sehen, sind die Benutzergruppen Lehrer, Eltern und Schüler Untergruppen der Benutzergruppe Registered. Das heißt, alle Mitglieder dieser drei Gruppen sind zwar registriert auf der Internetseite, haben aber keine Schreibrechte zum Erstellen von Artikeln und dürfen natürlich auch nicht das Backend aufsuchen. Sie legen eine Untergruppe einer bestehenden Gruppe an, indem Sie auf Neu klicken und im folgenden Formular im Feld "Übergeordnete Gruppe" die entsprechende auswählen.

Die im vorherigen Kapitel angegebenen Lehrergruppen Angestellte, Deutsch, Mathematik, usw. sind nichts anderes als Untergruppen der Benutzergruppe Lehrer. Die Untergruppen, die eine Ebene unter der Gruppe Lehrer stehen, werden automatisch ausgelesen und in der Lehrergruppenauswahl der Ansicht E-Mail-Versand eingefügt.

Einen Mathematiklehrer sollten Sie dann z.B. folgenden Gruppen zuweisen.

Dies geschieht im Backend unter Benutzer->Benutzer->Neu/Bearbeiten. Wie sie sehen, reicht der Haken bei Mathematik nicht aus, um den Benutzer auch als Lehrer zu Kennzeichnen. In der Ansicht E-Mail-Versand würde der Benutzer zwar bei der Lehrergruppe Mathematik, aber nicht bei der Lehrergruppe "alle Lehrer" erscheinen. Andererseits können Sie einer Sekretärin die Gruppe Angestellte zuweisen, die zwar Untergruppe von Lehrer ist. Die Sekretärin erscheint jedoch nicht, wenn Sie "alle Lehrer" auswählen.

Wollen Sie, dass ein Lehrer außerdem noch Schreibrechte erhält, können Sie ihm z.B. zusätzlich die Gruppe Publisher zuweisen. Wenn Sie aber Eltern oder Schülern Schreibrechte erteilen wollen, sollten Sie eine neue Untergruppe von Eltern bzw. Schüler anlegen und für diese Gruppe die Schreibrechte genau definieren. Z.B. könnten Sie bei einer Beitragskategorie Eltern, in welcher alle von Eltern erstellten Artikel abgelegt werden sollen, entsprechende Schreibrechte für die neue Untergruppe von Eltern festlegen.

 

6.5 Fehler beim Emailversand

In Joomla 3.4 und eventuell nachfolgenden Versionen kommen die Emails möglicherweise bei einigen Providern (z.B. 1und1 und gmx) nicht mehr an. Dies liegt daran, dass der in Joomla integrierte PHPMailer den Return-Path einer Email nicht mehr setzt und dieser vom Empfänger ermittelt wird. Wenn aber die Emailadressen im Return-Path und Absender (From) nicht übereinstimmen, lehnen die besagten Provider die Email ab. Sie können durch eine Testmail an einen der Provider (z.B. 1und1 oder gmx) das Problem schnell identifizieren, d.h. es geht eine Email heraus und dort kommt aber keine an. Außerdem können Sie sich den Quelltext der Emails anzeigen lassen und die Felder Return-Path und From vergleichen.

Der Fehler kann behoben werden, indem im PHPMailer-Quellcode einige Zeilen ergänzt werden, die in früheren Versionen noch vorhanden waren. Öffnen Sie dazu die Datei libraries/vendor/phpmailer/phpmailer/class.phpmailer.php aus Ihrer Joomla-Installation. Suchen sie hier die folgenden Zeile (PHPMailer-Version 5.2.9):

$result .= $this->headerLine('Date', $this->MessageDate);

Ergänzen sie danach folgende Zeilen:

if ($this->ReturnPath) {
  $result .= $this->HeaderLine('Return-Path', '<'.trim($this->ReturnPath).'>');
} elseif ($this->Sender == '') {
  $result .= $this->HeaderLine('Return-Path', '<'.trim($this->From).'>');
} else {
  $result .= $this->HeaderLine('Return-Path', '<'.trim($this->Sender).'>');
}

Sollte dieser Fehler gehäuft auftreten - ich bitte um Ihre Rückmeldung - muss ich den Emailversand nachbessern.

 

7. Elternsprechtag-Anmeldung

7.1 Erstellen eines Elternsprechtages

Erstellen der Termintabelle

Wie auch bei Elternsprechtagen ohne Online-Anmeldung muss dieser im Sekretariat vorbereitet werden. Es muss festgehalten werden, welche Lehrer anwesend bzw. verhindert sind, welche Termine zur Verfügung stehen usw. Dies geschieht wiederum mit einer Excel-Tabelle.

Wie schon bei der Schüler-Tabelle ist die Reihenfolge der Spalten festgeschrieben:

• In der ersten Spalte steht die ID-Nummer, die von Joomla vergeben wird. Deshalb sind die Felder hier frei. Die Spalte mit Überschrift darf jedoch nicht weggelassen werden
• In der zweiten und dritten Spalte folgen Nachname und Vorname der Lehrkräfte. Es empfiehlt sich hier alle Lehrkräfte aufzuführen, auch wenn sie nicht am Elternsprechtag teilnehmen. Sollten Eltern bei Lehrern Termine buchen wollen, die verhindert sind, würde es sie verwirren, wenn diese Lehrer überhaupt nicht aufgeführt werden.
• Die Raumangabe darf nicht länger als 12 Zeichen sein, alles darüber hinaus wird gekürzt. Sie müssen hier keinen Raum eingeben. Wenn Sie aber auf der Schulseite auch Raumpläne Ihrer Schule veröffentlicht haben, hilft das den Eltern bei der Planung. Beim Lehrer Strunz Fabian steht hier verhindert, dadurch werden alle Termine dieses Lehrers gesperrt und die Eltern erhalten einen entsprechenden Hinweis.
• Nun folgen die Termine mit entsprechenden Vorbelegungen. In der ersten Zeile sind hier 12 Termine aufgeführt. In einer 5-Minutentaktung entspricht das einem einstündigen Elternsprechtag. Sie können andere Zeitabstände und eine andere Anzahl eingeben. Das Programm richtet sich nach den Vorgaben, die Sie hier getroffen haben.

Grundsätzlich haben Sie folgende Überlegungen anzustellen:

Da nicht alle Eltern zuhause einen Internetzugang besitzen, müssen Sie einen Teil der Termine für eine spätere handschriftliche Ausfüllung in ausgehängten Listen blockieren. D.h. diese Termine sollen im Internet erst gar nicht zur Auswahl erscheinen. Hier wurden die Termine von 16:30 Uhr bis 16:55 Uhr mit dem Schlüsselwort blockiert belegt. Werden die Terminlisten nach der Internetanmeldung ausgedruckt, verschwindet das Schlüsselwort und diese Felder sind frei.

Bei längeren Elternsprechtagen müssen für die Lehrer Pausen eingeplant werden. Diese Termine sollen weder im Internet noch im Ausdruck erscheinen. Hier wurden die Termine um 16:25 Uhr mit dem Schlüsselwort verborgen belegt.

Manche Lehrer können zu einem Teil ihrer Termine nicht anwesend sein (siehe Hollstein Bernd). Diese Termine können ebenfalls mit dem Schlüsselwort verborgen beleget werden, so dass sie nicht zur Auswahl stehen. Ist aber die Anzahl der Termine eingeschränkt, muss auch die Anzahl der blockierten Termine eingeschränkt werden.

Sie können auch Termine mit dem Schlüsselwort reserviert belegen, dann erscheint im Internet bei diesem Termin "reserviert" und im Ausdruck verschwindet diese Belegung. Es sind auch andere Wörter denkbar wie Pause, nicht anwesend usw. Diese sind jedoch keine Schlüsselwörter und werden in Internet und Ausdruck unverändert angezeigt und können nicht überschrieben werden.

Speichern Sie diese Tabelle im CSV-Format ab.

 

neuen Elternsprechtag anlegen

Melden Sie sich als Administrator im Backend Ihrer Internetseite an und öffnen Sie Komponenten->Schule->Elternsprechtage.

Bis jetzt wurden noch keine Elternsprechtage erstellt. Durch Drücken auf Neu können Sie das jetzt tun.

Bei diesem Formular ist folgendes zu beachten:

• Halten Sie sich bitte an die Anweisungen über den Feldern. Fehlt einer der dort verlangten Einträge, führt das zu einem "Fehler beim Speichern" und sie müssen den Elternsprechtag erneut erstellen.
• Wenn Sie ein Startdatum und ein Enddatum für die Anmeldung festlegen, ist nur in diesem Zeitraum eine Anmeldung möglich. Dies ist sinnvoll, wenn Sie oder das Sekretariat diese Daten den Eltern vorher per Email mitteilen. Die Eltern haben dann alle die gleiche Chance sich anzumelden. Lassen Sie aber die  Einträge so wie sie sind, dann können die Eltern sofort Termine vereinbaren. Für einen ersten Test ist das sinnvoll, da Sie sonst eventuell keine Testtermine eintragen können.
• Indem hier der Haken bei den 5. Klassen entfernt wurde, können Eltern von Fünftklässlern für diese keine Termine vereinbaren, auch wenn sie in der zuvor importierten Schülerdatenbank aufgeführt werden.
• Die Anzahl der Termine entspricht der Terminanzahl der zuvor erstellten CSV-Tabelle.

Drücken Sie bei abgeschlossener Eingabe Speichern.

Sie können Ihre Einstellungen verändern, indem Sie den Namen des Elternsprechtags anklicken.

Beachten Sie bitte auch hier die Information über den Eingabefeldern. Wenn Sie die Terminanzahl verändern, wird die Datenbank neu erstellt. Falls bereits Termine gebucht sein sollten, werden diese dadurch gelöscht. Außerdem sehen sie hier die korrekte Eingabe des Enddatums: 2014-12-06 24:00:00 wird nicht akzeptiert. Sie können das Datum mit Hilfe eines Popup-Kalenders auswählen. Die Uhrzeit muss jedoch per Hand verändert werden.

 

Importieren der Termintabelle ab Joomla 3

Wie Sie im oberen Bild sehen, können Sie die Termintabelle ab Joomla 3 im Backend importieren. Voraussetzung ist allerdings, dass Sie die Termintabelle nach Anleitung erstellt haben. Wenn Sie bereits eine Termintabelle importiert hatten, wird diese überschrieben. Auch bereits eingetragene Termine werden dadurch gelöscht.

Sollte der Import auf diesem Wege nicht oder nur fehlerhaft gelingen, können Sie die Termintabelle auch über phpMyAdmin importieren. Dort stehen Ihnen mehr Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung.

 

Importieren der Termintabelle mit phpMyAdmin

In der Datenbank Ihrer Internetseite finden Sie jetzt die Tabelle jos_schule_elternsprechtag_1. In diese können Sie die zuvor erstellte CSV-Datei mit den Terminen importieren.

Wie Sie die Datenbank aufrufen und die CSV-Datei importieren, wurde bereits im Abschnitt Importieren der Schülertabelle beschrieben. Wenn Sie einen Fehler beim Datenimport erhalten, kann das an einer falschen Terminanzahl liegen, diese können Sie wie oben beschrieben verändern. Sollte jedoch alles klappen, sieht es so aus:

 

7.2 Einbinden des Anmeldeformulars im Frontend

Menüpunkt erzeugen

Um die Termineingabe im Frontend aufrufen zu können, benötigen Sie lediglich einen Menüpunkt "Termineingabe Elternsprechtag" z.B. in Ihrem Hauptmenü. Gehen Sie dazu im Backend in das Menü Menüs->Hauptmenü.

Erstellen Sie mit Neu einen neuen Menüeintrag und wählen Sie als Menütyp entweder Schule->Elternsprechtag-Emailanmeldung oder Schule->Elternsprechtag-Benutzeranmeldung, je nachdem ob sich die Eltern mit ihrer E-Mail-Adresse oder mit E-Mail-Adresse und Passwort anmelden sollen.

Da eine Anmeldung mit E-Mail-Adresse auch ohne Registrierung der Eltern als Benutzer der Homepage möglich ist, soll diesen Fall genauer erklärt werden. Die zweite Variante unterscheidet sich nur durch die Anmeldung.

In der folgenden Ansicht sehen Sie noch einmal die notwendigen Angaben für die Erstellung des neuen Menüpunkts. Außer dem Menütitel müssen Sie noch festlegen, für welchen Elternsprechtag die Anmeldung erfolgt und dass das Anmeldeformular in einem neuen Fenster ohne Browsernavigation angezeigt werden soll. Durch diese Einstellung können die Eltern nicht mit vor und zurück zwischen den Seiten wechseln, was zu Fehlern bei der Termineingabe führen könnte. Als letztes müssen Sie noch das Template festlegen, mit welchem das Anmeldefenster dargestellt werden soll. Im HTML-Code wird Bootstrap verwendet. Falls Ihr Template dieses nicht richtig darstellt, sollten Sie hier das in Joomla integrierte Template Protostar verwenden.

Speichern Sie den Menüeintrag und öffnen Sie im Frontend den neuen Menüpunkt. Wenn Sie die Anmeldung nicht befristet haben, erhalten Sie folgende Ansicht.

Zur Anmeldung unter 1. müssen die Eltern ihre E-Mail-Adresse eingeben. Es können sich allerdings nur Eltern anmelden, deren E-Mail-Adresse in den Schülerdaten erfasst wurde. Wie die Schülerdaten importiert werden, wird in den Kapiteln "Erstellen einer Schülertabelle" und "Importieren der Schülertabelle" beschrieben. Sollte bei der Anmeldung ein Fehler auftreten, könnte es an einer Einstellung im Backend liegen: Unter Site->Konfiguration->Site muss "Suchmaschinenfreundliche URL" ausgeschaltet sein.

Die Bedienung der Termineingabe ist selbsterklärend und so gehalten, dass möglichst wenige Fehlbedienungen möglich sind. D.h. es gibt nur ein Textfeld zur Anmeldung und alles andere wird über Mausklicks gesteuert. Das Formular erscheint hier sehr leer. Das liegt daran, dass nur wenige Lehrer und wenige Termine zur Verfügung stehen. Am Jack-Steinberger-Gymnasium sind es jedoch ca. 100 Lehrer und 36 Termine (3 Stunden).

 

Aufruf über einen Artikel

Man kann das Anmeldeformular für den Elternsprechtag auch über einen Link in einem Artikel aufrufen. Dazu muss allerdings bereits ein Menüpunkt zur Termineingabe existieren.

Die Startseite mancher Internetseiten ist ein Blog, d.h. hier erscheinen Artikel einer Kategorie, wobei immer der neueste am Anfang steht. Es sind meist nicht die ganzen Artikel zu sehen, sondern nur die ersten Zeilen. Steht der Artikel zur Anmeldung oben im Blog, kann er von Eltern nicht übersehen werden.

Sie sehen hier den entsprechenden Beitrag des Jack-Steinberger-Gymnasiums, der gerade mit dem JCE-Editor bearbeitet wird. Rechts kann die Freigabe des Beitrags entsprechend den Anmeldefristen eingegeben werden. Dem Begriff Termineingabe wurde der Link hinterlegt. Die Link-Adresse erhalten Sie, indem Sie das Anmeldeformular öffnen und die Adresse kopieren oder wie hier die erweiterten Link-Optionen des JCE-Editors verwenden.

 

7.3 Optionen - Zusätzliche Einstellungen

Hier können Sie Einstellungen vornehmen, die für alle Elternsprechtage gleichzeitig gelten sollen. Sie kommen zur folgenden Ansicht im Backend Komponenten->Schule->Elternsprechtage rechts oben.

• Legen Sie hier fest, ob die Eltern beim Buchen oder Löschen von Terminen eine Bestätigungsmail bekommen sollen. Wird ein Lehrer im Backend als verhindert eingegeben, werden dann die Eltern mit bereits gebuchten Terminen ebenfalls benachrichtigt.
• Stellen Sie die maximale Anzahl an Terminen ein, die Eltern buchen dürfen. Diese ist unabhängig von der Anzahl der Kinder der Eltern. Damit soll Missbrauch bei der Termineingabe verhindert werden.
• Wenn Eltern die maximale Terminanzahl erreichen, kann an die hier eingegeben E-Mail-Adresse eine Warnmail verschickt werden. Am JSG war das bei maximal 15 Terminen bisher zweimal der Fall, wobei die betroffenen Eltern die maximale Anzahl wegen Umbuchungen ausgenutzt hatten.

 

7.4 Termineingabe im Frontend

Rufen Sie den Menüpunkt "Termineingabe Elternsprechtag" auf. Falls der Aufruf außerhalb der Anmeldefrist erfolgt, erhalten Sie eine der folgenden Meldungen:

"Die Termineingabe ist erst ab Datum Uhrzeit Uhr möglich." oder  "Die Termineingabe ist am Datum Uhrzeit Uhr abgelaufen."

Bei fristgerechtem Aufruf erscheint das Anmeldeformular:

Zur Anmeldung unter 1. müssen die Eltern ihre E-Mail-Adresse eingeben. Es können sich allerdings nur Eltern anmelden, deren E-Mail-Adresse in den Schülerdaten erfasst wurde. Wie die Schülerdaten importiert werden, wird in den Kapiteln "Erstellen einer Schülertabelle" und "Importieren der Schülertabelle" beschrieben.

Geben Sie also Ihre E-Mail-Adresse ein! Wird diese nicht erkannt, erhalten Sie folgende Fehlermeldung:

"Zu der eingegebenen E-Mail-Adresse wurden keine Schüler aus den vorgegebenen Jahrgangsstufen gefunden. Wenn Sie sich nicht anmelden können, teilen Sie bitte dem Sekretariat der Schule Ihre E-Mail-Adresse mit."

In der Test-Schülerdatenbank befinden sich drei Schüler mit der E-Mail-Adresse Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!. Bei Anmeldung mit dieser E-Mail-Adresse erhält man folgende Ansicht.

Den Anweisungen in "4. Termineingabe" folgend, wählen Sie zuerst einen Lehrer aus, dann die Uhrzeit des gewünschten Termins. Erst jetzt können Sie unter "4. Termineingabe" den Namen Ihres Kindes auswählen und durch Drücken von Einfügen wird der Termin übernommen. Sie sehen, dass nur zwei der drei Kinder zur Auswahl stehen. Das dritte Kind ist in der 5. Jahrgangsstufe, weshalb für dieses keine Termine eingegeben werden können.

Wie Sie sehen, wurde der Termin gebucht. Unter "3. Terminauswahl" erscheint bei dem gebuchten Termin belegt. Wenn Sie in den Optionen die Bestätigungsmail ausgewählt haben, erhält der Ersteller eine E-Mail zur Bestätigung. Die gebuchten Termine werden unter "5. Löschen und Drucken" chronologisch aufgeführt, Sie können diese wieder löschen und abschließend die Liste drucken.

Indem Sie das Fenster schließen, werden Sie abgemeldet.

 

7.5 Einbinden der Druck-Ansicht im Frontend

Nach erfolgter Online-Anmeldung ist es ratsam die Lehrerlisten mit den eingetragenen Terminen auszudrucken. Diese können Sie aushängen, so dass für Eltern, die kein Internet benutzen, eine handschriftliche Anmeldung möglich ist. Sie können die Listen auch den Lehrern übergeben oder an die Sprechzimmer heften. Das Ausdrucken der Listen sollte nicht Aufgabe des Homepage-Beauftragten sein. Dadurch dass dies im Frontend möglich ist, kann diese Aufgabe delegiert werden. Am JSG übernehmen es die Sekretärinnen.

Um die Druck-Ansicht im Frontend einzubinden, öffnen Sie das gewünschte Menü im Backend mit Menüs->Hauptmenü (falls es das Hauptmenü ist) und wählen Neu für einen neuen Menüeintrag.

Wählen Sie den Menütyp Listendruck aus.

Außer der Titeleingabe sollten Sie hier die Zugriffsebene auf Lehrer setzen, so dass nur Lehrer und Angestellte die Lehrerlisten ausdrucken können.

 

7.6 Ausdrucken der Lehrerlisten

Rufen Sie im Frontend den Menüpunkt zum Ausdrucken der Lehrerlisten auf. Ich habe ihn "Elternsprechtag Druck" genannt. Wenn die Zugriffsebene auf Lehrer gesetzt wurde, müssen Sie sich dazu im Frontend anmelden.

Mit den Pfeilen sollen noch einmal der Menüpunkt "Elternsprechtag Druck", der nur bei Registrierung sichtbar ist, und das Anmeldeformular hervorgehoben werden.

Das angezeigte Dokument informiert sie zuerst über die Bedienung und danach über die Terminbelegung mit Schlüsselwörtern. Um die erste Liste auszudrucken, müssen Sie zuerst den gewünschten Elternsprechtag auswählen. Wie bereits erläutert, können Anmeldungen für mehrere Elternsprechtage parallel durchgeführt werden. Hier können Sie jedoch für alle Elternsprechtage die Lehrerlisten ausdrucken. Danach wählen Sie einen beteiligten Lehrer aus und Sie erhalten folgende Ansicht.

Da dies nur ein Test ist, habe ich nur einen Termin eingetragen. Es werden Name und Klasse des Schülers genannt. Bei der Online-Anmeldung waren die Termine ab 16:30 Uhr nicht zu sehen, da diese mit dem Schlüsselwort blockiert belegt waren. Im Ausdruck sind diese Termine frei.

Rechts oben erfolgt die Steuerung. Mit den Pfeilen können Sie zum vorherigen bzw. nächsten Lehrer wechseln, mit dem Druckersymbol können Sie die Liste ausdrucken und mit abbrechen verlassen Sie die Listenansicht.

 

7.7 Kontrollmenü im Backend

Aufruf

Wählen Sie im Backend unter Komponenten->Schule->Elternsprechtage den gewünschten Elternsprechtag durch Markieren der Checkbox und anschließendes Klicken auf "eingetragene Termine" aus.

Es erscheint ein Fenster mit allen bisher im Frontend eingetragenen Terminen. Da dies schnell sehr viele sein können, an unserer Schule werden allein am ersten Vormittag über 1000 Termine eingetragen, stehen hier zwei Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung. Sie können die E-Mail-Adresse der Eltern eines Schülers eintragen oder einen Lehrer mittels Dropdown-Menü selektieren. Da die Eingabe der E-Mail-Adresse fehlerbehaftet ist, empfiehlt es sich diese aus der Termintabelle zu kopieren.

 

Löschen und Wiederherstellen von Terminen

Wie Sie im oberen Bild sehen, können in dieser Ansicht Termine gelöscht und auch wiederhergestellt werden. Markieren Sie dazu einen oder mehrere Termine und drücken Sie oben rechts den entsprechenden Knopf. Dazu einige Anmerkungen:

• Indem Sie die oberste Checkbox markieren, werden alle Termine der Ansicht markiert.
• Es können nur Termine gelöscht werden, bei denen in der Spalte geloescht eine 0 steht, d.h. dieser Termin wurde bisher noch nicht gelöscht. Danach erscheint dort eine 1.
• Es können nur Termine wiederhergestellt werden, bei denen in der Spalte geloescht eine 1 steht, d.h. der Termin wurde gelöscht. Außerdem darf der Termin nicht anderweitig vergeben worden sein. Im Falle des Erfolgs erscheint dort eine 0.
• Sie können die gelöschten Termine nur sehen, wenn Sie links unten "gelöschte Einträge anzeigen" auswählen.
• Wenn Sie in den Optionen Benutzermail ausgewählt haben, erhält der Ersteller beim Löschen seines Termins folgende E-Mail:
  "Einer ihrer Termine bei dem Lehrer (der Lehrerin) ... musste vom Betreuer der Elternsprechtaganmeldung gelöscht werden."

 

Bearbeiten der Termine eines Lehrers

Wenn Sie einen Lehrer auswählen, stehen Ihnen oben rechts zwei weitere Befehle zur Verfügung.

Durch Klicken auf "Lehrer verhindert" werden alle Termine des Lehrers automatisch gelöscht und in der Spalte Raum wird das Schlüsselwort verhindert eingefügt. Dies hat wiederum zur Folge, dass wenn in den Optionen Benutzermails gewünscht wurden, alle betroffenen Eltern folgende Mail erhalten:

"Der Lehrer (die Lehrerin) ... ist an dem von Ihnen eingetragenen Termin leider verhindert, deshalb wurde der Termin gelöscht."

Außerdem ist eine weitere Termineingabe für diesen Lehrer im Frontend nicht möglich. Die Eltern erhalten dort ebenfalls den Hinweis, dass der Lehrer verhindert ist.

Durch Klicken auf "Lehrer bearbeiten" erhalten Sie folgende Ansicht.

Sie können hier zwar keine Termine überschreiben, aber die Schlüsselwortbelegung der Terminfelder verändern oder Rechtschreibfehler beim Namen verbessern. Die Belegung der Felder wurde im Kapitel Erstellen der Termintabelle beschrieben. Die Änderungen werden durch Drücken auf Speichern übernommen.

 

8. Schulaufgabenplan

8.1 Einstellungen im Backend

Bevor Sie den Schulaufgabenplan im Frontend anzeigen lassen, sollten Sie im Backend einige grundlegende Einstellungen vornehmen:

• Sie müssen zu Beginn jedes Schuljahres die Datenbanken, in denen die Schulaufgabentermine gespeichert werden, neu anlegen (siehe Erneuern der Datenbanken). Dabei ist anzugeben, ob es sich bei diesem Schuljahr um ein Schaltjahr handelt.
• Sie müssen die Unterrichtszeiträume festlegen, in denen Schulaufgabentermine eingetragen werden können.
• Sie müssen die Klassen festlegen, für die Schulaufgabentermine eingetragen werden können.
• Sie müssen festlegen, wer Termine eintragen darf (siehe Rechteverwaltung).
• Für die Darstellung der Gesamtübersicht muss unter Site->Konfiguration->Site die Option Suchmaschinenfreundliche URL auf Nein gesetzt werden.
• Sie können die Optionen für den Schulaufgabenplan ändern.

Die Optionen der Komponente werden erst wirksam, wenn Sie diese einmal geöffnet und abgespeichert haben (Komponenten->Schule rechts oben). Sie sehen oben die Standardbelegung der Optionen.

• Einträge pro Termin: Sie bestimmen, wie viele Einträge pro Klasse und Tag möglich sind.
• Farbe-Eingabebereich: Der Eingabebereich erscheint, wenn ein zur Termineingabe berechtigter Benutzer den Schulaufgabenplan öffnet. Die Standardfarbe ist rosa.
• Farbe-Tabellenkopf: Der Tabellenkopf ist die Zeile mit den Namen der Wochentage. Die Standardfarbe ist hellgrau.
• Farbe-Tabellenzeilen: In einer Tabellenzeile sind die Termine einer Woche dargestellt. Zur besseren Übersicht alterniert die Farbe der Zeilen. Jede zweite wird in der hier festgelegten Farbe dargestellt. Die Standardfarbe ist rosa.
• Klassen pro Jahrgangsstufe: In der Backendansicht Komponenten->Schule->Klassen können Sie Klassen anzeigen bzw. ausblenden, Klassen hinzufügen bzw. löschen. Dabei sollte die Anzahl der Klassen pro Jahrgangsstufe (angezeigte und ausgeblendete zusammen) konstant sein und mit der hier angegebenen Zahl übereinstimmen.

 

8.2 Menüpunkt Schulaufgabenplan

Erstellen Sie jetzt in einem öffentlich erreichbaren Menü den Punkt Schulaufgabenplan. Dazu wechseln Sie im Backend z.B. in Menüs->Hauptmenü und klicken oben rechts auf Neu. Als Menütyp geben Sie Schule->Schulaufgabenplan an. Wenn Sie die Klassen in verschiedene Gruppen unterteilt haben, müssen Sie noch angeben, für welche Gruppe hier der Schulaufgabenplan angezeigt werden soll.

Wenn Sie im Frontend den neu erstellten Menüpunkt aufrufen, erhalten Sie:

 

8.3 Termineingabe

Wo gebe ich welche Termine ein und lösche sie wieder?

Eingabe eines einzelnen Termins (Schulaufgabe, Ausflug, usw.)	Schulaufgabenplan im Frontend
Löschen eines Termins	Schulaufgabenplan im Frontend
Löschen eines bzw. mehrerer Termine von beliebigen Benutzern	Schulaufgabenplan im Backend
Termin für mehrere Klassen bzw. über mehrere Tage	Schulaufgabenplan im Backend

 

8.4 Schulaufgabenplan im Frontend

Öffnet man den Schulaufgabenplan ohne sich vorher anzumelden, so sind lediglich die Termine der einzelnen Klassen zu sehen, d.h. Eltern und Schüler können diese Termine einsehen. Will ein Lehrer einen neuen Termin einfügen, so muss er sich anmelden und es erscheint das Formular Neue Schulaufgabe.

Wählt er wie beschrieben Klasse und Datum aus, kann er einen neuen Termin einfügen oder einen seiner Termine überschreiben.

Am 22.09. wurde noch kein Termin eingegeben. Wenn Sie dieses Datum auswählen erhalten sie folgendes Formular. Geben Sie einen Termin ein! Wird verborgen markiert, kann diesen Termin nur ein Benutzer sehen, der sich anmeldet.	Die Englischschulaufgabe am 24.09. wurde von Ihnen eingegeben. Bei Auswahl dieses Datums können Sie diesen Eintrag überschreiben, löschen oder einen neuen Eintrag eingeben.	Ein anderer Benutzer kann Ihren Termin jedoch nicht überschreiben. Wenn Sie es in den Optionen der Komponente erlaubt haben, kann er allerdings einen weiteren Termin eingeben.

Ein Super Benutzer kann jeden Termin bearbeiten bzw. löschen.

 

8.5 eingetragene Termine im Backend

Diesen Menüpunkt habe ich entwickelt, nachdem ein Schüler das Passwort eines Lehrers erfahren und damit im Schulaufgabenplan Termine eingetragen hat. Hier lassen sich solche Termine leicht entfernen.

Wählen Sie im Backend Komponenten->Schule->Schulaufgabenplan und sie erhalten eine Liste aller bisher eingetragenen Termine.

Die Ansicht kann durch die vier Auswahlfelder links angepasst werden.

Mit "- Lehrer wählen", "- Datum wählen -" und "- Klasse wählen -" lässt sich die Anzahl der Termine auf das Nötige reduzieren. Markieren Sie die Checkbox eines oder mehrerer Termine, wenn Sie diese löschen wollen.  Sie haben die Wahl, ob der Ersteller mit einer System-Mail darüber benachrichtigt werden soll, dass einer seiner Schulaufgabentermine gelöscht wurde. Er erhält dann folgende Nachricht: "Dies ist eine System-Mail des Schulaufgabenplans und dient zu Ihrer Information. Ihr Termin vom ... in der Klasse  ... wurde gelöscht. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an den Betreuer des Schulaufgabenplans."

Damit können Sie auch die gelöschten Termine anzeigen lassen. Sie erkennen diese an der "1" in der Spalte geloescht. Jetzt können Sie einen oder mehrere Termine wiederherstellen. Dies ist jedoch nur möglich, wenn am gleichen Tag nicht zu viele andere Termine eingetragen wurden.

Sollte also ein Schüler unerlaubt im Namen eines Lehrers Termine eintragen, so kann man die Termine dieses Lehrers selektieren. Durch Anklicken der obersten Checkbox werden übrigens alle Termine des Lehrers markiert. Klicken Sie dann "Löschen ohne Email" und die Termine werden entfernt. Der Lehrer sollte natürlich auch ein neues Passwort erhalten.

 

8.6 Termin-Eingabe im Backend

Wollen Sie Termine für mehrere Klassen und/oder über mehrere Tage eingeben, wählen Sie im Backend Komponenten->Schule->Schulaufgabenplan und klicken oben oben auf das Plus-Icon.

Termine sind immer mit einem Ersteller verbunden, so auch hier.

Im Beispiel soll für alle 5., 6. und 7. Klassen am 30.09. ein Sporttag stattfinden.

Sie können also folgendes festlegen:

• Eintrag: Eintrag im Schulaufgabenplan,
• verborgen: Termin bleibt für nicht angemeldete Benutzer verborgen,
• Zeitraum des Termins: bleibt das bis-Feld frei, handelt es sich nur um einen Tag,
• teilnehmende Klassen: es können entweder alle Klassen, Jahrgangsstufen oder einzelne Klassen ausgewählt werden.

 

9. Stundenpläne

9.1 Einstellungen im Backend

Bevor Sie Stundenpläne im Frontend anzeigen lassen, sollten Sie im Backend einige grundlegende Einstellungen vornehmen:

• Sie müssen zu Beginn jedes Schuljahres die Datenbanken, in denen die Stundenplantermine gespeichert werden, neu anlegen (siehe Erneuern der Datenbanken). Dabei ist anzugeben, ob es sich bei diesem Schuljahr um ein Schaltjahr handelt.
• Sie müssen die Unterrichtszeiträume festlegen, in denen Stundenplantermine eingetragen werden können.
• Sie müssen festlegen, wer Termine eintragen darf (siehe Rechteverwaltung).
• Sie können die Optionen für die Stundenpläne ändern.

Die Optionen der Komponente werden erst wirksam, wenn Sie diese einmal geöffnet und abgespeichert haben (Komponenten->Schule rechts oben). Sie sehen oben die Standardbelegung der Optionen.

• Wochenzahl: Bestimmen Sie hier, für wie viele Wochen im Voraus Termine eingetragen werden können. Diese Angabe können Sie für jeden Stundenplan individuell noch anpassen.
• Termine pro Stunde: Legen Sie hier fest, wie viele Termine pro Stunde eingetragen werden können: "einer" ist sinnvoll für Raumbelegungen, "unbegrenzt" wenn Sie einen Terminplan erstellen möchten. Diese Einstellung lässt sich individuell für jeden Stundenplan anpassen.
• Farbe-Eingabebereich: Der Eingabebereich erscheint, wenn ein zur Termineingabe berechtigter Benutzer einen Stundenplan öffnet. Die Standardfarbe ist rosa.
• Farbe-Tabellenkopf: Der Tabellenkopf ist die Zeile mit den Namen der Wochentage. Die Standardfarbe ist hellgrau.
• Farbe-Tabellenzeilen: In einer Tabellenzeile werden die Termine einer Stunde dargestellt. Zur besseren Übersicht alterniert die Farbe der Zeilen. Jede zweite wird in der hier festgelegten Farbe dargestellt. Die Standardfarbe ist rosa.

 

9.2 Anlegen einer Kategorie

Bevor Sie einen Stundenplan anlegen, sollten Sie eine Kategorie erstellen, der Sie den neuen Stundenplan zuordnen können. Dazu wählen sie im Backend unter Komponenten->Schule->Stundenpläne rechts oben das Kategorien-Icon.

Die wohl am meisten genutzte Funktion wird das Buchen von Räumen und Gegenständen sein. Legen Sie dazu eine neue Kategorie mit dem Titel "Räume und Gegenstände" an, indem Sie in der Kategorien-Ansicht auf das Neu-Icon klicken.

Sie könne für alle Stundenpläne dieser Kategorie hier die Rechte festlegen. Die Rechte einer Kategorie sind den Rechten der Komponente, die sie in den Optionen finden, untergeordet. Wie im Kapitel Rechteverwaltung beschrieben, sollten Sie in der obersten Instanz (Optionen->Rechteverwaltung) nur Rechte festlegen, die für alle niedrigeren Instanzen ebenfalls gelten sollen. Diese Rechte lassen sich dort auf weitere Benutzergruppen erweitern. Am JSG wurden für Stundenpläne in den Optionen noch keine Rechte vergeben. Doch alle Stundenpläne dieser Kategorie sollen nun von allen Lehrern eingesehen werden können und diese dürfen auch eigene Stundenbelegungen vereinbaren.

Ich möchte hier noch eine weitere Kategorie "Terminpläne" erstellen, in der Terminpläne für einzelne Lehrergruppen abgelegt werden können. Da bei jedem Terminplan eine andere Lehrergruppe Termine eintragen darf, werden für diese Kategorie noch keine Rechte festgelegt.

 

9.3 Anlegen eines Stundenplans

Nachdem die Kategorien angelegt wurden, können Sie diese mit Stundenplänen füllen. Öffnen Sie dazu die Ansicht Komponenten->Schule->Stundenpläne und klicken auf das Neu-Icon.

Als erstes soll ein Stundenplan für den Computerraum erzeugt werden. Dadurch dass er der Kategorie "Räume und Gegenstände" zugeordnet wird, erhält er automatisch die dort festgelegten Rechte.

Die Wochenanzahl, für die Termine im Voraus gebucht werden können, und die Terminanzahl pro Stunde werden aus den Optionen der Komponente (Optionen->Stundenpläne) übernommen.

Es sollen in dieser Kategorie Räume und Gegenstände gebucht werden können, wozu z.B. auch ein Beamer gehören könnte. Sie können also einfach einen Stundenplan mit dem Titel "Beamer" wie oben beschrieben hinzufügen.

Als letztes soll ein Wochenplan für Seminarlehrer erstellt werden. Die Termine, die diese dort eintragen, sollen die gegenseitige Abstimmung erleichtern und auch die Referendare informieren.

Der "Seminar-Wochenplan" ist der Kategorie "Terminpläne" zuzuordnen. Die Seminarlehrer dürfen Termine nicht nur für drei Wochen im Voraus buchen, sondern für den ganzen Unterrichtszeitraum. Da Termine für mehrere Seminarfächer eingetragen werden, können sich diese auch überschneiden, weshalb die Terminanzahl pro Stunde auf unbegrenzt zu setzen ist.

Für diese Kategorie wurden noch keine Rechte vergeben, Sie müssen das hier tun. Der Zugriff wird allen Lehrern erlaubt, das Eintragen von Terminen jedoch nur der Untergruppe "Seminarlehrer". Diese erben das Recht zum Zugriff von der Benutzergruppe "Lehrer".

 

9.4 Vorbelegungen im Backend erstellen

Im Backend können Sie Termine erstellen, die über mehrere Wochen erscheinen sollen. Diese Termine können im Frontend nicht verändert werden. Wählen sie dazu in der Ansicht Komponenten->Schule->Stundenpläne einen Stundenplan aus und klicken Sie auf Vorbelegungen.

In der nun folgenden Ansicht wählen Sie einfach eine Stunde aus und geben den Eintrag und den Zeitraum ein, in dem dieser erscheinen soll.

Im Backend können pro Stunde immer mehrere Termine eingegeben werden, unabhängig davon, ob diese gleichzeitig oder nacheinander im Frontend angezeigt werden sollen.

In dem angegebenen Beispiel wird die eine Stundenbelegung für drei Wochen die andere für die drei folgenden Wochen angezeigt. Ist eine Belegung abgelaufen, können Sie diese natürlich auch löschen.

 

9.5 Aufruf eines Stundenplans im Frontend

Erstellen Sie einen oder mehrere Menüpunkte. Dazu wechseln Sie im Backend z.B. in Menüs->Hauptmenü und klicken oben rechts auf Neu. Als Menütyp geben Sie Schule->Stundenplan an.

Wenn Sie also Räume und Gegenstände buchen lassen wollen, könnten die Einstellungen des Menüpunkts wie folgt aussehen.

Sie müssen rechts einen Raum bzw. einen Gegenstand auswählen, dessen Stundenplan angezeigt werden soll. Dadurch dass Sie bei "Auswahl Stundenpläne" ja angeben, erscheint im Frontend ein Select-Feld, über welches der Benutzer den Stundenplan eines anderen Raums bzw. Gegenstands der gleichen Kategorie auswählen kann. Der Stundenplan soll außerdem in das Layout der Homepage integriert werden, weshalb die Angaben bei "ganze Seite" und "Zielfenster" wie im Bild zu setzen sind.

Jetzt können Sie sich den Stundenplan im Frontend anzeigen lassen. Beachten Sie aber, dass Sie sich wegen der Zugriffsrechte zuerst anmelden müssen.

Es wird immer die aktuelle Woche zuerst abgebildet. Über "andere Woche" können sie sich die folgenden Wochen anzeigen lassen. Die Anzahl dieser Wochen haben Sie bei der Erstellung des Sundenplans bzw. in den Optionen der Komponente angegeben. Ferien werden übersprungen, wenn Sie diese im Unterrichtszeitraum ausgeschlossen haben. Sie sehen außerdem die Vorbelegung am Dienstag in der 3. Stunde, die wie zuvor eingegeben für drei Wochen erscheinen soll. Da nur ein Termin pro Stunde erlaubt ist, erscheint in dieser Stunde kein Plus-Icon. Durch das Anklicken dieses Icons kann in der entsprechenden Stunde ein Termin eingegeben werden.

Der Menüpunkt "Seminar-Wochenplan" wurde mit folgenden Einstellungen erzeugt.

Im Gegensatz zum vorherigen Menüpunkt soll hier keine anderer Stundenplan der gleichen Kategorie auswählbar sein. Und die Anzeige soll im Frontend in einem neuen Fenster ohne Navigation und ohne Layout der Homepage ("ganze Seite") erfolgen. Sie erhalten im Frontend dadurch folgende Ansicht.

 

9.6 Termineingabe im Frontend

Es lassen sich folgende Fälle unterscheiden:

• Durch die integrierte Darstellung (wie bei "Räume und Gegenstände buchen") lassen sich Einträge von bis zu 20 Zeichen in den Stundenplan einfügen.
• Durch die Wahl der Ganzseiten-Darstellung (wie beim "Seminar-Wochenplan") lassen sich Einträge von bis zu 50 Zeichen in den Stundenplan einfügen.
• Ist nur ein Termin pro Stunde buchbar (wie bei "Räume und Gegenstände buchen"), lassen sich die Einträge nicht farblich gestalten.
• Ist eine unbegrenzte Anzahl an Terminen pro Stunde buchbar (wie beim "Seminar-Wochenplan"), lassen sich die Einträge farblich gestalten.
• Ein Benutzer mit dem Recht "Stundenplan bearbeiten" kann nur seine Termine bearbeiten und löschen.
• Ein Benutzer mit dem Recht "Stundenplan bearbeiten (mehrere Wochen)" kann Termine über mehrere Wochen einfügen.
• Ein Benutzer mit dem Recht "Stundenplan bearbeiten (admin)" kann jeden Termin bearbeiten und löschen.
• Als Beispiel habe ich einen Termin in den "Computerraum-Stundenplan" eingefügt.

Und zwei Termine in den "Seminar-Wochenplan".

 

9.7 eingetragene Termine im Backend

Sie könne sich für jeden Stundenplan die eingetragenen Termine auch im Backend anzeigen lassen. Sie erreichen diese Ansicht, indem Sie unter Komponenten->Schule->Stundenpläne einen Stundenplan auswählen und oben "eingetragene Termine" anklicken.

Hier können Sie die Termine nach verschiedenen Kriterien selektieren, löschen und wieder herstellen.

 

10. Untis-Vertretungsplan

Ziel ist es Vertretungspläne so auf der Schulseite zu integrieren, dass sie möglichst sicher vor unbefugtem Zugriff sind. So sollen z.B. Schüler nicht die Vertretungspläne für Lehrer einsehen können.

Diese Komponente kann dabei helfen. Voraussetzung ist jedoch, dass die Vertretungspläne mit dem Infostundenplan-Modul von Untis erstellt werden (stat. HTML). Dieses wird am Jack-Steinberger-Gymnasium verwendet. Untis ist ein sehr weit verbreitetes Programm. Das Infostundenplan-Modul ist gegen Aufpreis erhältlich und bietet neben der HTML-Ausgabe der altbekannten Vertretungspläne auch Stundenpläne der Lehrer, Klassen und Räume, in welchen die Vertretungen mit aufgenommen werden. Diese Informationen vereinfachen Absprachen zwischen den Lehrern enorm. Außerdem wird der Aushang der Lehrerstundenpläne im Lehrerzimmer dadurch überflüssig. Andererseits ist es jedoch nicht wünschenswert, dass andere Personen diese Pläne einsehen können.

Zuerst müssen Sie die Vertretungspläne auf den Webspace der Schulseite hochladen. Am JSG existieren dazu ausgehend vom Root-Verzeichnis die Verzeichnisse /vtp/lehrer und /vtp/klasse. In diesen Verzeichnissen liegen die Vertretungspläne der Lehrer (Vertretungspläne und Stundenpläne) und der Schüler (nur Vertretungspläne ohne Lehrernamen). Der Upload kann z.B. über WinSCP automatisiert werden.

Diese Vertretungspläne lassen sich jetzt durch eine .htaccess-Datei vor direktem Zugriff schützen. Am JSG befindet sich diese Datei im Verzeichnis /vtp, wodurch alle Unterverzeichnisse geschützt werden. Sie erstellen diese Datei, indem Sie mit Ihrem FTP-Client eine neue Datei mit dem Namen .htaccess erstellen bzw. öffnen und dort z.B. den Text Deny from all eingeben. Dieser Eintrag verhindert jeglichen Zugriff aus dem Internet. Sie können alternativ eine Passwortabfrage installieren.

Da ihre Schulseite auf dem gleichen Webspace bzw. Computer installiert ist, kann diese über PHP-Scripte trotzdem auf die Vertretungspläne zugreifen. Erstellen Sie dazu einen neuen Menüeintrag des Typs Schule->Untis-Vertretungsplan.

Sie sehen, dass als Untispfad der absolute Pfad zum entsprechenden Verzeichnis eingegeben werden muss (ohne Domainname). Der Link zu den Vertretungsplänen der Lehrer wäre www.jack-steinberger-gymnasium.de/vtp/lehrer/default.htm, welcher jedoch durch die .htaccess-Datei geschützt ist. Beachten Sie bitte auch die Zugriffsebene. Da diese Vertretungspläne nur für Lehrer bestimmt sind, muss zunächst eine entsprechende Zugriffsebene erstellt werden, welcher die Benutzergruppe der Lehrer zugeteilt ist.

Sollte beim Aufruf des Vertretungsplans im Frontend zwar die Willkommen-Seite angezeigt werden, jedoch kein konkreter Plan ausgewählt werden können, so müssen Sie die Konfiguration von Joomla verändern. Wechseln Sie dazu in System->Konfiguration->Site und aktivieren Sie URL-Rewrite nutzen. Vergessen Sie nicht wie dort beschrieben die Datei htaccess.txt im Joomla-Verzeichnis in .htaccess umzubenennen.

Der Vertretungsplan der Schüler wird folgendermaßen eingebunden.

Im Frontend lässt sich dann z.B. der Schüler-Vertretungsplan aufrufen.

 

11. Fehlermeldung und Update

Falls bei der Nutzung des Programms Fehler auftreten, senden Sie bitte eine Mail mit der Beschreibung des Problems an mich. Ich stelle dann gern eine Verbesserung des Programms als Download zur Verfügung.

Für ein Update laden Sie die neueste Version com_schule_1.7.x.zip herunter und installieren diese über den Installationsassistenten von Joomla. Die Datenbanken und die bereits getroffenen Einstellungen werden durch eine erneute Installation nicht gelöscht.

 

12. Deinstallation

Im Menüpunkt Erweiterungen->Erweiterungen wählen Sie die Registrierkarte Verwalten. Dort können Sie diese Komponente auswählen und deinstallieren.